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La vérification a en outre permis de remarquer que le Ministère n’est pas équipé pour gérer les documents dans une perspective axée sur les enjeux. Une telle démarche garantirait que tous les documents liés à un sujet particulier sont signalés par l’utilisation de conventions d’appellation uniformes, de mots clés ou de balises, ce qui permettrait de les extraire avec efficience lorsqu’ils sont requis. Les pratiques actuelles ayant trait au cycle de vie de la gestion de l’information ne permettent pas d’extraire efficacement des fichiers associés à un enjeu ou à un sujet donné. Cela accroît le risque que le Ministère n’ait pas accès à tous les renseignements pertinents pour répondre aux enjeux émergents et en évolution en temps opportun. Le système CODI est une interface utilisée pour gérer les privilèges d’accès et la distribution des documents.

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